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Évaluation externe, chronologie

1. CADRAGE DE LA MISSION

Revue avec la Direction des termes de l’offre acceptée et de la chronologie proposée, planification des étapes de la mission et programmation des entretiens de collecte des données, revue des documents fournis à l’équipe d’évaluateurs habilités par l’établissement parmi lesquels le référentiel d’évaluation et le rapport d’évaluation interne, une demi-journée.

Présentation aux professionnels impliqués dans la démarche de ce qui les attend lors de l’évaluation externe puis au-delà de celle-ci, une demi-journée.

Contributeurs

La Direction, le comité de suivi et l’encadrement de l’établissement d’une part,

Le consultant coordonnateur de la mission et son équipe, d’autre part.

Livrables

Planification détaillée de la conduite de la mission, dates et horaires des étapes et des entretiens, constitution des groupes pour les entretiens, modalités de communication et de suivi de la mission entre la structure de pilotage d’une part et l’équipe d’évaluateurs d’autre part.

Durée

Cadrage de la mission : une demi-journée

Présentation de la mission : une demi-journée.


2. PRÉPARATION DE LA MISSION

Revue par l’équipe d’évaluateurs, de la documentation fournie par l’établissement et en particulier, le référentiel d’évaluation et le rapport d’évaluation interne.

Le cadre et le dispositif évaluatif d’une part, la planification prévisionnelle ainsi que les investigations de l’étape [6] seront préparés

Contributeurs à l’étape

L’Équipe d’Évaluateurs externes habilités .

Livrables de l’étape

Les documents de préparation de la mission comme la planification et le contenu des investigations seront transmis à l’établissement au plus tard huit jours avant l’étape [3].

Durée de l’étape

Une journée consultant.


3. CADRE ET DISPOSITIF ÉVALUATIF

Les organisations et pratiques entrant dans le champ évaluatifs ont été revus et agréées par la Direction de l’établissement,

Le guide de collecte des données élaboré par l’équipe d’évaluateurs sur la base du référentiel d’évaluation choisi par l’établissement a été agréé par la Direction de l’établissement,

Les documents associés à ces organisations et à ces pratiques ont été identifiés,

Enfin, la planification quotidienne des investigations documentaires de l’étape [5] et des entretiens de l’étape [6] est formalisée ;

Contributeurs à l’étape

La Direction et l’encadrement de l’établissement d’une part,

l’équipe d’évaluateur d’autre part.

Livrables de l’étape

L’annexe méthodologique de la mission d’évaluation externe spécifiant le cadre évaluatif,

Le dispositif de collecte des données ;

Le calendrier des entretiens et des investigations de terrain.

Durée

Une demi-journée sur site.


4. PRÉPARATION DES ENTRETIENS

Sur la base des informations recueillies auprès de la Direction lors de l’étape [3], le guide de collecte des données est revu, actualisé et formalisé par l’équipe d’évaluateurs,

La méthode de mise en œuvre est revue et agréée par les membres de l’équipe d’évaluateurs (synchronisation méthodologique préalable).

Contributeurs à l’étape

L’équipe d’évaluateurs externes.

Livrables de l’étape

Le guide de collecte des données,

La traçabilité des entretiens est organisée.

Durée

Une demi-journée hors site.


5. COLLECTE DES DONNÉES ADMINISTRATIVES

Investigations dans le cadre légal et règlementaire, revue de la documentation de sécurité, des contrôles techniques, du projet d’établissement, de la convention tripartite, des autorisations, du projet d’établissement et du projet de vie ; revue de la documentation qualité et des résultats des différentes évaluations dont l’évaluation interne, la maîtrise des risques, la gestion documentaire, etc…

Contributeurs

La Direction et l’équipe qualité sécurité évaluation de l’établissement d’une part,

L’équipe d’évaluation d’autre part.

Livrables de l’étape

La première partie « Institution » du guide est renseignée, les feuilles d’émargement correspondantes sont signées par les contributeurs de l’établissement à cette partie de l’évaluation externe.

Durée

Une demi-journée sur site.


6. ANIMATION DES ENTRETIENS

Animation des entretiens programmés avec les groupes de travail par thème, collecte des données, expression facilitée des professionnels, recueil de propositions d’actions correctives et des suggestions, enregistrement des données dans le guide.

Contributeurs à l’étape

Les groupes programmés en fonction des thèmes et des champs évaluatifs définis à l’étape [3].

Livrables de l’étape

La seconde partie « organisation et pratiques » du guide est renseignée,

les feuilles d’émargement correspondantes sont signées par les contributeurs de l’établissement aux entretiens programmés.

Durée de l’étape

4 à 8 demi-journées en fonction de la taille et de la diversité des activités de l’établissement.


7. ANALYSE DES DONNÉES ET ÉLABORATION DU RAPPORT PRÉLIMINAIRE

Analyse et exploitation des données recueillies, formalisation du rapport préliminaire d’évaluation externe et de ses annexes, formalisation de propositions d’actions correctives.

Contributeurs à l’étape

La Direction, l’équipe qualité sécurité évaluation de l’établissement ou les professionnels pourront être sollicités par téléphone ou mail, autant que de besoin,

L’équipe d’évaluateurs externes.

Livrables de l’étape

Rapport préliminaire d’évaluation externe et ses annexes dont le plan d’actions correctives.

Durée de l’étape

Une journée consultant hors site.


8. PRÉSENTATION CONTRADICTOIRE DU RAPPORT PRÉLIMINAIRE

Afin de leur permettre une étude suffisante, le rapport intermédiaire et ses annexes dont le plan d’actions correctives sont transmis aux contributeurs mentionnés ci-dessous préalablement à la rencontre.

Lors de la réunion contradictoire, l’équipe d’évaluateurs présente ses travaux et ses analyses puis enregistre les commentaires, critiques et suggestions des membres du personnel invités à participer à la réunion de présentation du rapport.

Contributeurs

La Direction, l’encadrement et l’équipe qualité sécurité évaluation de l’établissement d’une part,

L’équipe d’évaluateurs externe ou le chef de projet d’autre part.

Livrables de l’étape

Les données complémentaires et les suggestions sont enregistrées (document interne à la mission).

Durée de l’étape

Une demi-journée.


9. FORMALISATION DU RAPPORT DÉFINITIF, DU RAPPORT ABRÉGÉ, DE LA SYNTHÈSE ET DU PLAN D’ACTIONS CORRECTIVES

À partir du rapport préliminaire élaboré à l’étape [7] d’une part, des informations recueillies lors de la présentation contradictoire de l’étape [8], le rapport préliminaire est revu puis actualisé pour donner le rapport définitif.

Les annexes associées au rapport sont actualisées dont le plan d’actions correctives.

Les recommandations et préconisation des évaluateurs sont formalisée et classées dans le plan d’actions correctives ; la présentation synthétique du rapport est élaborée pour animer la réunion de présentation de l’étape [10].

Contributeurs à l’étape

La Direction, l’équipe qualité sécurité évaluation de l’établissement ou les professionnels pourront être sollicités par téléphone ou mail, autant que de besoin.

L’équipe d’évaluateurs.

Livrables de l’étape

Le rapport définitif et ses annexes.

Le support de présentation du rapport pour l’étape [10].

Durée de l’étape

Une journée consultant hors site.


10. PRÉSENTATION DES TRAVAUX ET CLÔTURE DE LA MISSION

Les conclusions du rapport sont exposées de façon positive et pédagogique.

Les points forts et les conformités principales sont mises en évidence et valorisées.

Les points à améliorer résiduels sont mis en évidence en association avec les suggestions du personnel et les préconisations des évaluateurs.

Le plan d’actions correctives est présenté de façon synthétique.

Les suggestions et remarques des professionnels sur la méthode d’évaluation interne sont recueillies.

Contributeurs

La Direction, l’encadrement, l’équipe qualité sécurité évaluation de l’établissement et des représentants des métiers d’une part, l’équipe d’évaluateurs d’autre part.

Livrables de l’étape

Le dossier documentaire tel que défini dans le chapitre QUALITÉ DES LIVRABLES est remis à la Direction de l’établissement en deux exemplaires authentiques.

La version électronique leur est associée.

Durée de l’étape

Une demi-journée.