Établir les bases de la gestion documentaire susceptible de soutenir au mieux la démarche qualité/sécurité/évaluation et contribuer à la mise en conformité des pratiques et des organisations aux exigences de la certification ;
Après une analyse de la gestion documentaire déployée au sein de l’établissement, établir les bases de son évolution et de son adaptation aux exigences d’une démarche qualité pérenne ;
Enfin, permettre à l’établissement et à ses équipes, une migration rapide et efficiente d’une documentation physique à une documentation électronique, si cela n’est déjà fait.
1. Rappel rapide et concis des bases conceptuelles et méthodologiques de la démarche qualité/sécurité/évaluation ;
2. Rappel rapide et concis des exigences légales, règlementaires et normatives en matière de maîtrise, de formalisation des processus, et de responsabilité institutionnelle ;
3. Analyse du dispositif déployé au sein de l’établissement, évaluation de sa conformité aux bonnes pratiques et de son efficacité, formalisation d’un rapport d’évaluation incluant des pistes d’amélioration.
1. Présentation méthodologique et pratique des bonnes pratiques de la gestion documentaire ;
2. Présentation méthodologique et pratique de la base de la gestion documentaire, à savoir l’analyse puis la formalisation du processus. Voir fiche pédagogique «DU PROCESSUS à LA PROCéDURE éCRITE» ;
3. Le Manuel de procédure de la gestion documentaire, arborescence et organisation des processus de programmation, de référencement, d’élaboration, de diffusion puis d’archivage ;
4. Le plan d’amélioration du système actuellement déployé, les actions correctives et les améliorations proposées ;
5. Le projet d’informatisation de la gestion documentaire, la formalisation du cahier des charges à partir de l’analyse de l’existant réalisée à l’étape 3 du programme pédagogique ;
6. En fonction de la maturité du projet d’informatisation, les conditions favorables à son déploiement et l’accompagnement du changement ;
7. Synthèse méthodologique et pratique, reformulation et appropriation par les stagiaires.
Apport méthodologique de base illustré d’exemples documentaire issus des pratiques observées dans les établissements de santé ;
Ateliers participatifs permettant l’élaboration des procédures écrites, dans le respect des bonnes pratiques d’analyse de processus ;
Mise en œuvre des bonnes pratiques en matière de conduite de projet.
Direction, direction de la qualité, COPIL ;
Cellule qualité, membres des instances ;
Structures de pilotage, représentants du service informatique.
2 à 4 journées programmées sur une période de deux à quatre mois seront nécessaires ;
La durée et le contenu du programme pédagogique seront adaptés en fonction des besoins exprimés par l’établissement et de la maturité de son système documentaire.