Gestion documentaire

Objectifs pédagogiques

Établir les bases de la gestion documentaire susceptible de soutenir au mieux la démarche qualité/sécurité/évaluation et contribuer à la mise en conformité des pratiques et des organisations aux exigences de la certification ;

Après une analyse de la gestion documentaire déployée au sein de l’établissement, établir les bases de son évolution et de son adaptation aux exigences d’une démarche qualité pérenne ;

Enfin, permettre à l’établissement et à ses équipes, une migration rapide et efficiente d’une documentation physique à une documentation électronique, si cela n’est déjà fait.

Programme pédagogique

POURQUOI ?

1. Rappel rapide et concis des bases conceptuelles et méthodologiques de la démarche qualité/sécurité/évaluation ;

2. Rappel rapide et concis des exigences légales, règlementaires et normatives en matière de maîtrise, de formalisation des processus, et de responsabilité institutionnelle ;

3. Analyse du dispositif déployé au sein de l’établissement, évaluation de sa conformité aux bonnes pratiques et de son efficacité, formalisation d’un rapport d’évaluation incluant des pistes d’amélioration.

COMMENT ?

1. Présentation méthodologique et pratique des bonnes pratiques de la gestion documentaire ;

2. Présentation méthodologique et pratique de la base de la gestion documentaire, à savoir l’analyse puis la formalisation du processus. Voir fiche pédagogique «DU PROCESSUS à LA PROCéDURE éCRITE» ;

3. Le Manuel de procédure de la gestion documentaire, arborescence et organisation des processus de programmation, de référencement, d’élaboration, de diffusion puis d’archivage ;

4. Le plan d’amélioration du système actuellement déployé, les actions correctives et les améliorations proposées ;

5. Le projet d’informatisation de la gestion documentaire, la formalisation du cahier des charges à partir de l’analyse de l’existant réalisée à l’étape 3 du programme pédagogique ;

6. En fonction de la maturité du projet d’informatisation, les conditions favorables à son déploiement et l’accompagnement du changement ;

7. Synthèse méthodologique et pratique, reformulation et appropriation par les stagiaires.

Méthodes pédagogiques

Apport méthodologique de base illustré d’exemples documentaire issus des pratiques observées dans les établissements de santé ;

Ateliers participatifs permettant l’élaboration des procédures écrites, dans le respect des bonnes pratiques d’analyse de processus ;

Mise en œuvre des bonnes pratiques en matière de conduite de projet.

Public

Direction, direction de la qualité, COPIL ;

Cellule qualité, membres des instances ;

Structures de pilotage, représentants du service informatique.

Durée

2 à 4 journées programmées sur une période de deux à quatre mois seront nécessaires ;

La durée et le contenu du programme pédagogique seront adaptés en fonction des besoins exprimés par l’établissement et de la maturité de son système documentaire.