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La conduite de réunion efficace

Objectifs pédagogiques

Le travail collectif et les contributions partagées sont la base de la pérennité de la démarche qualité / sécurité /évaluation et de la légitimité des actions qui sont conduites en son sein.

La formation pratique et opérationnelle proposée a pour objectif de permettre aux participants d’acquérir «Savoir» et «Savoir-faire» concernant :

- La préparation des réunions ;

- La facilitation de l’expression et de la contribution des participants ;

- La régulation des échanges ;

- Les outils et techniques d’animation ;

- L’élaboration des livrables attendus.

Programme pédagogique

1. La préparation

Le cadre des travaux collectifs programmés aux seins des projets institutionnels ;

Les conditions de réussite ;

L’organisation et la méthodologie.

2. Savoir et savoir-faire : une participation vivante pour une production optimale

Les règles du jeu ;

Les attitudes et le rôle de l’animateur ;

L’art de poser les questions ;

L’écoute et le silence ;

L’entraînement aux reformulations ;

Le compte-rendu et le suivi ;

L’auto-évaluation de la réunion.

3. Les types de réunions et les techniques associées

Réunion d’information ascendante et descendante ;

Réunion de concertation-consultation ;

Réunion de concertation-décision collégiale ;

Les outils et techniques (brain-storming ; métaplan ; visuels…).

4. L’élaboration des livrables

Le caractère contributif et collectif de l’élaboration des livrables ;

Les qualités rédactionnelles ;

La circulation des documents de travail puis l’approbation collective de ceux-ci.

5. Exercice pratique

contribution à l’animation des réunions opérationnelles dans le cadre de la démarche QSE institutionnelle ou de la préparation de la certification.

6. Synthèse méthodologique

Synthèse sur le recours aux méthodes proposées ;

échange et retour d’expérience entre les participants.

Méthodes pédagogiques

Méthode pédagogique participative ;

Alternance entre apports théoriques, analyses et discussions-débats ;

Jeux de rôle, simulations ;

Mises en situation variées à partir du contexte professionnel ;

Fourniture aux stagiaires du KIT documentaire animation de réunion.

Public

Référent qualité de pôle ;

Cadre de pôle ;

Cadre de service ;

Président ou coordonnateur d’une instance ;

Tout professionnel en situation avérée ou potentielle d’animation d’un groupe de travail et des réunions de celui-ci.

Durée

2 à 4 journées en fonction de la demande de l’établissement et des acquis des participants ;

Programmation sur une durée de six mois, synchronisation des prestations en fonction de la possibilité offerte aux participants de mettre en œuvre «dans la vraie vie» et de façon autonome, les connaissances acquises.